毎月届くはずの請求書が、今月は来ていない：顧問先ごとの「届く予定表」の様式
目次
税理士事務所が、顧問先から届いた資料をもとに記帳している場合、届いた請求書は記帳の行として残ります。届かなかった請求書は、記帳の行としては何も残りません。月次の突合で差額や重複が見つかっても、「毎月あるはずの一行が、今月は無い」ことは、見比べる相手の一覧がなければ見えません。決算前の見直しで、何か月分もの欠けにはじめて気づく、ということが起こりえます。
この記事は、その欠けを事務所の側で見つけるための表の様式を示します。ここでいう「届く予定表」とは、顧問先ごとに、毎月または定期的に届くはずの請求書を取引先の単位で一行ずつ書き出し、月ごとに受領の有無と、欠けたときの確認結果を記録する一覧を指します。表は、事務所が使っている表計算ソフトなどに写して使える形にしています。ここに書く進め方は、一般的な進め方の提案であり、特定の事務所で試した結果ではありません。
この記事は、未着の請求書をどの期の費用や未払として扱うか、納品書など別の書類で処理できるか、期をまたぐ場合の扱い、勘定科目を説明するものではありません。これらは税務と会計の判断なので、「税理士に上げる」区分として書き、断定しません。取引先への催促、請求書の取り寄せ、支払の実行は、顧問先が決めて行うこととして書きます。事務所ごとの取り決めや個別の適否は、税理士や所管に確認してください。なお、当社は税理士事務所向けに税務AXを提供しており、その立場は記事の最後にまとめました。
顧問先に資料を頼む側の設計は顧問先からの資料回収が遅いとき、督促の前に見直す「依頼の設計」に、確認業務全体の棚卸しは記帳後の確認業務を棚卸しする5つの視点にあります。この記事は、頼んだかどうかにかかわらず「届くはず」のものを事務所が把握する一覧だけに絞ります。記帳後の確認の全体像は税務AX｜記帳後の確認を、元データまで追える形に整えるにまとめています。
「届かなかった」ものは、突合の対象にならない
受領請求書と支払の記録の突合は、手元にある行を、相手の記録と照らす作業です。届かなかった請求書には照らす行がないので、突合の候補としては上がってきません。届いたものの差額や重複を探す確認と、届くはずのものが無いことを見つける確認は、見る向きが逆です。
後者には、「何が届くはずか」を先に書いた一覧が要ります。それが予定表です。担当の職員の記憶で気づけることもありますが、担当が替わったとき、顧問先が増えたとき、取引先が請求書の送り方を変えたときに、記憶は引き継がれません。
予定表の様式：一覧の本体と、月ごとの照合欄
予定表は、顧問先ごとに二つの表で持ちます。一つは取引先ごとの基本情報で、めったに変わりません。もう一つは月ごとの照合欄です。分けるのは、基本情報を毎月書き直さずに済ませ、月ごとの欄を短く保つためです。
一覧の本体（顧問先ごとに一枚）
| 取引先 | 何の請求書か | 頻度と届く時期の目安 | 届き方と宛先 | 前回受領月 | 金額の幅 | 欠落時の確認先 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） |
各欄に書くことと、埋める人は、次のとおりです。
| 欄 | 書くこと | 主に埋める人 | 空欄のときの扱い |
|---|---|---|---|
| 取引先 | 請求書の発行元の名称。記帳で使っている名称にそろえる | 事務所 | 空欄の行は作らない |
| 何の請求書か | 賃料、保守料、利用料など、請求の内容を一言で | 事務所（顧問先に聞いて） | 「内容不明」と書き、顧問先に聞く |
| 頻度と届く時期の目安 | 毎月、隔月、年に一度、利用した月だけ、など。通常いつ頃届くか | 顧問先 | 「不明」と書き、最初の数か月の実際の受領日を見て埋める |
| 届き方と宛先 | メール、郵送、取引先のポータル、顧問先が撮影して送る、など。誰宛てに届くか | 顧問先 | 空欄だと、欠けたときにどこを探すかが決まらない。「不明」と書いて残す |
| 前回受領月 | 最後に受け取った月と、その書類の保管場所 | 事務所 | 記帳の記録から拾う。拾えなければ「不明」 |
| 金額の幅 | 毎月同額か、増減があるか。増減があるときは、通常の幅を顧問先に聞いた範囲で書く | 顧問先と事務所 | 推測で書かない。「未確認」と書く |
| 欠落時の確認先 | 顧問先の誰に聞くか（社長、経理担当者、ポータルに入れる担当者など） | 顧問先 | 空欄だと、聞く先を探すところから始まる |
「金額の幅」の欄は、欠落を見つけるためのものではありません。届いた請求書が通常の幅から外れたときに、記帳の前に顧問先へ聞く手がかりにするための欄です。
架空の例です。顧問先Q（架空）の一覧の本体を、次のように書きました。
| 取引先 | 何の請求書か | 頻度と届く時期の目安 | 届き方と宛先 | 前回受領月 | 金額の幅 | 欠落時の確認先 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 賃貸元X | 事務所の賃料 | 毎月、月の終わり頃 | 郵送の書面（社長宛て）。顧問先が撮影して事務所へ送る | 先月（撮影した画像のフォルダ） | 毎月同額（改定時は通知の書面がある） | 社長 |
| 保守業者Y | 複合機の保守料 | 毎月、月初 | メールのPDF（経理担当者宛て） | 先月（事務所の受信フォルダ） | 利用量で増減する。通常の幅は顧問先に確認中 | 経理担当者 |
| 提供元Z | 業務ソフトの年間利用料 | 年に一度、契約の更新月 | 取引先のポータルから取得（ログインできるのは経理担当者のみ） | 昨年の更新月（保存したPDF） | 毎年同額（昨年は改定なし、と顧問先が口頭で回答） | 経理担当者 |
月ごとの照合欄
| 取引先 | 今月の受領（受領日、または未） | 欠落の読み方（A〜D） | 確認した人と日付 | 根拠の書類（あり、または口頭のみ） | 次の月の予定表への反映 |
|---|---|---|---|---|---|
| （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） |
照合欄は、月次の記帳を締める前に埋めます。「今月の受領」が「未」の行だけが、次の章の読み方に進みます。受領の行が全部埋まっていても、「次の月の予定表への反映」の欄は、届き方や金額の幅が変わっていないかを見る場所として使います。
最初の一覧は、誰がどう作るか
予定表は、作る最初の月がいちばん重くなります。次の順で進めると、顧問先と事務所のどちらにも負担が偏りません。
- 顧問先に、定期的に支払っている取引先を、契約や見積の書面がある範囲で挙げてもらう。書面の写しが出たら、保管場所とともに記録する。
- 事務所の側で、前の月までの記帳から、同じ取引先に繰り返し出ている行を拾い、一覧に足す。顧問先が挙げなかった取引先が見つかったら、契約が続いているかを顧問先に聞く。
- 顧問先が持つ支払の記録（口座引落やカードの利用の記録）に、請求書が事務所に届いていない定期の支払がないかを、顧問先または事務所が見る。見つかった取引先は、一覧に足す。
- 取引先ごとの行が埋まったら、頻度と届き方を顧問先に聞いて埋める。分からない欄は「不明」と書いて残し、空欄のままにしない。
前の月までの記帳から、AIや決まった処理が「毎月出ている取引先」の候補を出す場合があります。その場合も、出てきたものは予定表に載せる候補にとどまります。契約が終わっているか、金額の改定があったか、支払が先に出ていたかは、元の書類と顧問先への事実の確認で、人が決めます。候補を機械に出させるかどうかは、範囲を合意し、検証を経て決めることです。この記事の様式は、機械が候補を出す場合も、職員が拾う場合も、同じように使えます。
欠けた月に出る四つの読み方：事務所が見ること、顧問先に聞くこと、税理士に上げること
「今月の受領」が「未」になった行は、次の四つの読み方のどれに当たるかを確かめます。確かめる前の仮の区分であり、二つ以上に当たることもあります。
| 読み方 | 状況の例 | 事務所が先に見ること | 顧問先に事実を聞くこと | 税理士に上げること |
|---|---|---|---|---|
| A：先方から届いていない | 取引先が発行していない、送付先が古いまま、など | 受信フォルダ、共有フォルダ、郵送分の保管場所を見て、事務所の側にも来ていないことを確かめる | 顧問先の手元にも届いていないか。取引先から遅れや変更の連絡があったか | 届かないまま期末をまたぐ場合の計上の扱い |
| B：届いているが、記帳に入っていない | 顧問先の手元や事務所の受信にはあるが、記帳の行がない | 受信の記録と、記帳の記録を突き合わせる。転送されたが記帳が漏れたのか、転送されていないのか | 事務所に転送したか。どの経路で、いつ | 記帳が遅れた月の扱い |
| C：届かなくなった理由がある | 契約の終了や解約、取引先の変更、金額や名義の変更 | 前回受領月の書類に、終了や改定の記載があるか | 契約は続いているか。終了や変更を知らせる書面があるか | 終了や変更の後に残る費用の扱い |
| D：支払だけが先に出ている | 口座引落やカードで支払は出ているのに、請求書が事務所に来ていない | 顧問先から渡された支払の記録のうち、予定表の取引先に当たる行 | 請求書や明細を、別の経路（ポータル、取引先の画面）で見ているか。支払の手続を誰がしたか | 請求書がない支払の記帳の扱い |
右端の列は、事務所が決めることではありません。「何を上げるか」だけを書いておき、どう扱うかは税理士が決めます。
架空の例です。顧問先Qの照合欄で、保守業者Yの今月分が「未」になりました。事務所は、受信フォルダと記帳の記録を見て、事務所の側に来ていないことを確かめたうえで、顧問先の経理担当者に、次のことを聞きました。今月分のメールを受け取っているか。受け取っているなら、いつ、どこに保存したか。保守業者Yとの契約は続いているか。
回答（架空）は、メールは月初に経理担当者宛てに届いていたが、共有フォルダに保存したまま事務所に転送していなかった、というものでした。保存したメールの写しが出たので、根拠の書類は「あり」としました。読み方はBです。「次の月の予定表への反映」の欄には、届き方と宛先の欄に「転送が必要」と書き足すことを記録しました。記帳が月をまたいだことの扱いは、事務所の取り決めに従い、迷えば税理士に上げます。
顧問先への聞き方：「届いていますか」ではなく、事実を分けて聞く
「請求書は来ていますか」と一括りに聞くと、「来ていないと思います」のような推測が、そのまま回答として記録に入ります。次のように、事実を一つずつ分けて聞きます。
- 予定表の取引先から、今月分の請求書を、郵送、メール、ポータルのどの形でも受け取っているか。受け取っているなら、いつ、誰が持っているか。
- その取引先との契約は、いま続いているか。終了や変更を知らせる書面を受け取っているか。
- 今月分の支払は、すでに出ているか。出ているなら、どの手段（口座引落、カード、振込）で、請求書以外にどの書類を見て手続したか。
- 取引先の側から、請求書が遅れる、送り方を変えるといった連絡があったか。
- 請求書を受け取る人に、最近の変更（担当者の交代、メールアドレスやポータルの変更）があったか。
回答は、書類や写しがあるものと、口頭だけのものを分けて、照合欄の「根拠の書類」に残します。取引先に催促するか、請求書を取り寄せるか、支払をどうするかは、顧問先が決めて行うことです。事務所が取引先へ連絡する場合があるかどうかは、事務所と顧問先の取り決めによります。この記事では、連絡先や文面は扱いません。
確認した結果を、次の月の予定表に戻す
欠けの確認は、その月の記帳が整えば終わりではありません。確認した結果を予定表に戻すと、次の月の照合が短くなります。
| 確認した結果 | 予定表のどこを直すか | 直す人 |
|---|---|---|
| 届き方や宛先が変わっていた | 「届き方と宛先」「欠落時の確認先」 | 事務所 |
| 契約の終了を示す書面があった | 「頻度と届く時期の目安」を「終了」にし、書面の保管場所を書く。以後の照合欄から外す | 事務所 |
| 届いた請求書の金額が、通常の幅から外れていた | 「金額の幅」。変更の理由を示す書類があれば、その場所も書く | 事務所（顧問先に確認したうえで） |
| 一覧にない定期の取引先が見つかった | 一行を足し、頻度と届き方を埋める | 事務所 |
| 口頭の回答しか得られなかった | 行は直さず、照合欄に「口頭のみ」と記録し、次の月に書類を頼む | 事務所 |
最後の行は、口頭の回答だけで「終了」と書き換えない、という意味です。書き換えると、実際には続いている取引の欠けを、以後の照合から外してしまうためです。
予定表を開く日と、持ち主
様式があっても、開く日と持ち主が決まっていないと、使われなくなります。次の三点は、事務所の中で先に決めておけます。
- 照合する日：月次の記帳を締める前の、決まった営業日。
- 持ち主：顧問先ごとの担当の職員か、事務所で一人か。一覧の本体を更新する人は、照合欄を埋める人と同じかどうか。
- 置き場所：担当が替わっても、同じ場所で開けること。
周辺の解説で確認できたこと、できなかったこと
2026年10月16日に、請求書が届かないときの対処、定期的に受け取る請求書の未着の確認、受け取る側の請求書の管理を説明するウェブの解説6件の本文を取得して読みました。確認した範囲では、この記事と近い記述が複数ありました。受け取る側が、紛失、部署間の行き違い、メールの見落としなど社内の要因を先に確かめてから取引先へ連絡する流れ、取引先ごとに届く時期を決めておき、過ぎたら連絡する運用と、支払予定表に到着の確認欄を設ける案内、仕入先ごとに未着を確認する対象の月を設定し、定期的に受け取る請求書が取り込まれていないものを一覧で示す請求書受領システムの機能の説明、受け取っていない請求書を取引先に再発行してもらう手順と、定期的な請求のある取引先を月次の照合の対象に含める考え方、請求書がないまま金額を推測して先に支払うことのリスクの説明、受け取る側の担当者宛ての製品紹介の中の、受領や支払の漏れを減らすための機能の説明、がありました。この記事の予定表は、そうした記述と同じ方向のものです。
一方、確認した6件の本文では、税理士事務所が顧問先ごとに持つ一覧の列（前回受領月、金額の幅、欠落時の確認先、確認結果）を表の形で示す説明は、確認できませんでした。欠けた月の読み方を、先方から届いていない、届いているが記帳に入っていない、届かなくなった理由がある、支払だけが先に出ている、に分け、事務所が先に見ること、顧問先に事実を聞くこと、税理士に上げることを分ける説明も、確認できませんでした。口座振替で支払が先に出て、請求の明細だけが遅れる場合に触れた記述は、ある相談サイトの投稿者の質問文の中にありましたが、それに対する税理士の回答は、請求書の早めの発行の依頼と、納品書の金額による計上、期間帰属の指摘に触れる短いもので、この記事の区分とは別の内容です。個別の事案への回答であるため、この記事では一般論として引用していません。これは確認した6件の範囲の話で、ほかの解説や資料に同様の記述がないとは言いません。
当社の税務AXとの関係
当社の税務AXは、税理士事務所の記帳後の確認業務（請求と受領請求書、それぞれの入金・支払の記録との突合）を、AIと決まった処理で前処理し、職員の確認と税理士の判断につなぐ仕組みを、事務所ごとに設計・実装・運用する取り組みです。税務判断は、これまでどおり税理士が行います。
当社の公開ページには、進め方のステップ3として、候補一覧と出典を用意し、事務所が原資料と照合して記録することが、役割の表には、事務所の職員が元資料の確認と顧問先への事実の照会を担うことが書かれています。当社の公開ページには、届くはずの請求書の欠落を見つけること、取引先への催促、請求書の取り寄せ、支払の実行を、提供範囲として記載していません。この記事の予定表は、その前に事務所と顧問先の間で決められる様式であり、税務AXの提供範囲を説明するものではありません。銀行明細を元データとする照合は、現時点では含みません。
