応募者に「自動返信が届いていない」と言われたら、自社のどこから順に確かめるのか

応募者から「自動返信が届いていません」と連絡が来たとき、最初に返しやすいのは「迷惑メールのフォルダも見てください」です。ただ、その返事は、止まった場所が応募者の側にあると先に決めています。AIやATSに一次返信を任せていると、返信は「作られる」「人が承認する」「送られる」「相手のサーバーが受け取る」「応募者の画面に出る」という段を通ります。どこかで止まっていても、自社の画面からは気づきにくいことがあります。

この記事は、人事責任者・採用担当の方が、「届いていない」と言われた直後に、自社の中から順に確かめるための記事です。確かめるのは五つの段で、それぞれ、誰が、どこを見て、何が分かったら次へ進むのかを表にします。DNSなどの設定手順、特定のATSやメール配信サービスの画面操作、到達率のような数値は扱いません。製品ごとに異なり、この記事では確認できないためです。送信元の設定は、情報システム担当やベンダーへ渡す質問の形にとどめます。

ここでいう「届いていない」とは、応募者が「受け取っていない」と申告している状態を指します。自社の記録の上で、返信が作られたのか、送られたのかは、この時点では分かっていません。

同じ「自動返信」でも、通る段が違う

応募者が受け取っていないと言う返信は、二つの経路のどちらかで出ています。一つは、応募の受付をきっかけに、決まった文面をルールで送る経路。もう一つは、AIが下書きを作り、人が承認してから送る経路です。前者に承認の段を置いている設計もあれば、後者でも定型の返信は承認なしで送る設計もあります。自社がどちらなのかは、設定を見るか、導入を担当した人に聞いて確かめます。

次の表は、止まっている可能性がある五つの段を、自社の中から外へ向かう順に並べたものです。一つ目と三つ目は採用担当者の手元で、二つ目は承認する人の手元で確かめられます。四つ目は情報システム担当やベンダーの手を借り、五つ目は応募者本人に頼むことになります。手を借りる人が少ない段から先に確かめるのは、頼まれる側の負担と、原因が見つかるまでの時間を考えてのことです。

段	止まっているときの状態	見る人と場所	次へ進める条件	止まっていたときの戻し先
一 作られていない	受付や下書きの対象に入らず、返信そのものが作られていない	採用担当者。その応募者の個別の記録（返信の下書き、送信の予定）	その応募者に、返信の下書きまたは送信の予定が残っている	対象から外れた条件（求人、ステータス、応募経路、必須項目の空欄）を調べ、設定の持ち主へ
二 承認待ち	下書きはあるが、承認する人の手元で止まっている	承認する人。承認待ちの一覧と、通知の届き先	承認済みの表示があり、そのあとの送信の記録がある	不在や見落としなら代理へ渡し、承認の運用を見直す
三 送られていない	承認のあと、送信が実行されていない、または実行時に失敗している	採用担当者。送信の記録（日時、宛先、結果の表示）	送信の記録があり、宛先が応募者の使うアドレスと合い、失敗の表示がない	宛先が違えば登録の修正と再送、失敗の表示があれば文言を控えてベンダーへ
四 受け付けられていない	送られたが、受信側に拒否された、または迷惑メールとして扱われた	情報システム担当、ベンダー。送信元の設定と、詳しい送信の記録	受信側が受け取った記録がある、または拒否の理由が分かる	設定の問題が疑われるなら、情報システム担当とベンダーで直す。直るまでは別の経路で連絡
五 応募者側で見えていない	受信側までは届いているが、フォルダの振り分けや受信設定で、応募者の画面に出ていない	応募者本人。採用担当者は依頼する側	応募者の受信箱のどこかで、そのメールが見つかる	見つからず、ほかの段にも問題がなければ、別のアドレスや別の経路へ

見つかった段で直したら、同じ応募者への再送が届いたかまで確かめます。一つの段で原因が見つかっても、別の段にも原因が重なっていることがあるためです。

申告を受けた直後に、自社の記録から拾っておくこと

段を確かめる前に、次の五つを自社の記録から拾います。応募者に何かを尋ねる前に、自社で分かることを揃えておくためです。

• 受け取っていないと言われている返信は、どれか（受付の自動返信、面接の案内、選考結果の連絡など）
• その返信は、いつ、何をきっかけに送られるはずだったか
• 応募者が使った経路（求人媒体を通した応募か、自社の応募フォームか）
• 登録されている宛先の種類（携帯会社のアドレスか、フリーメールか、それ以外か）
• 同じ日に同じ経路で応募した、ほかの応募者にも同じ連絡が出ていないか

最後の項目は、原因の見当に効きます。その応募者一人にだけ出ているなら、一人分の記録や受信側の事情を疑います。同じ日、同じ経路の応募者に複数出ているなら、個別の受信設定よりも先に、四つ目の送信元の設定や、一つ目の対象の条件を疑います。

応募者に聞いてよいことと、聞かないこと

切り分けに必要な最小限だけを聞きます。聞いてよいのは、次のことです。

• 応募した日と、使った経路
• 迷惑メールのフォルダ、ゴミ箱、受信箱の検索で、自社名や件名を探してもらえるか
• 使っているアドレスの種類（携帯会社、フリーメール、それ以外）
• 携帯会社のアドレスなら、迷惑メール対策や受信リストの設定を使っているか
• 別に連絡が取れるアドレスや連絡先を、本人が使ってよいと言う範囲で教えてもらえるか

聞かないほうがよいのは、次のことです。

• 受信箱の中の、ほかのメールの内容が分かる画面や転送
• 受信設定を変えるためのIDやパスワード
• 応募者が使っているアドレスを、自社の都合で別のものに変えてほしいという要望

アドレスの種類や設定の有無は、切り分けが済んだら、記録に残す範囲を決めます。応募者データの保管と削除の決まりは、不採用者の応募者データは、いつ・どこから消すかにまとめています。個人情報の扱いに関わる判断は、社内の法務や専門家に相談してください。

一つ目：返信は作られていたか

その応募者の個別の記録を開き、返信の下書きまたは送信の予定が残っているかを見ます。見るのは三つです。

• 下書きも送信の予定もない場合：返信の対象から外れています。求人ごとの設定、ステータスの条件、応募経路、必須項目の空欄など、対象になる条件を順に見ます。
• 下書きはあるが、中身が空、または途中で終わっている場合：下書きを作る段で失敗しています。表示されている文言を控えておきます。
• 下書きはあるが、宛先が空、または別の応募者のものになっている場合：下書きと応募者の記録の結びつきを疑います。

この段で見つかるのは、AIの不具合とは限りません。対象の条件に当てはまらなかった、必須の項目が空だった、という設定やデータ側の理由もあります。「AIが原因」と決めてから探すと、設定の持ち主に戻すべき問題を見落とします。

二つ目：人の承認で止まっていないか

AIの下書きを人が承認してから送る経路なら、承認待ちの一覧にその応募者の下書きが残っていないかを見ます。承認する人が複数いる場合は、誰の待ちになっているかも見ます。残っていれば、返信は作られたまま、人の手元で止まっています。

見るのは、承認する人の不在と、承認待ちの通知の届き先です。通知が今の担当者に届いていなければ、承認待ちは増えても気づかれません。止まった連絡を誰の待ちとして数え、誰に上げるかは、応募者対応の「未対応」は、誰の待ちかで数え分けて運用すると、検出した後の上げ先を決めやすいにまとめています。

承認済みと表示されているのに、送信の記録がない場合は、三つ目へ進みます。システムによっては、承認と送信の実行が別の操作になっていることがあります。承認されたことと、送られたことは、別々に確かめます。

採用の問い合わせにチャットボットが自動で答えてよい質問と、人に渡す質問をどう分けるかは、採用の問い合わせにチャットボットが自動応答するとき、答えてよい質問は何で決めるかで扱っています。面接の日程に関わる返信の例外は、面接日程調整を自動化する前に、例外は誰に戻すかを決めるで扱っています。

三つ目：送信の記録が示しているのは、どこまでか

送信の記録で見るのは、日時、宛先、件名、結果の表示です。このとき、記録の「送信済み」が何を意味するかを分けて読みます。意味は大きく三つあり、「システムが送信の処理を実行した」「受信側のサーバーが受け取った」「応募者が画面で見た」です。「送信済み」の表示が、このうちどこまでを指すのかは、使っているシステムによって違いうるため、仕様の資料かベンダーに確かめます。三つ目の「見た」は、多くの場合、自社の記録からは分からないものとして扱い、五つ目で応募者に確かめます。開封の記録が取れる仕組みを使っている場合も、その記録を「見た」の判断材料にはしません。Googleのヘルプは、開封率の低さは配信や迷惑メール分類の問題の正確な指標になるとは限らない、と書いています。

一般のメールの解説では、宛先のアドレスが誤っていた場合や、相手の受信箱の容量がいっぱいだった場合に、送った側にエラーの通知が戻ると説明されています。その通知が、日々見ている受信箱に届く設定なのか、見る人のいない宛先に届く設定なのかは、情報システム担当やベンダーに確かめておきます。送信の記録とは別に、送信に失敗した履歴（宛先、日時、エラーの区分や原因）を見られる仕組みがあるかも、仕様の資料かベンダーに確かめます。

宛先の照合も、この段で行います。記録の宛先を、応募者が今使っているアドレスと突き合わせます。Indeedのヘルプは、アカウントの作成時に「Appleで続ける」を選ぶと、転送用のアドレスで登録される場合があり、採用企業からのメールもその転送先に届く、と説明しています。登録されている宛先が、応募者の知らないアドレスに見えるときは、入力の誤りと決めつけず、応募の経路を確かめます。

架空の例です。同じ日に応募した二人の応募者が、どちらも「受付の自動返信が届かない」と連絡してきたとします。二人の送信の記録を並べると、一人目は、宛先が応募者の言うアドレスと一文字違っていました。二人目は、宛先が合っていて、送信を実行した記録もあります。同じ「届かない」でも、止まっている段は違います。一人目は三つ目（登録された宛先）で、迷惑メールのフォルダの案内は見当違いでした。二人目は四つ目か五つ目へ進みます。二人目と同じ経路、同じ日の応募者から同じ連絡が続くなら、個別の受信設定の依頼より先に、四つ目を情報システム担当やベンダーへ問い合わせます。

四つ目：送信元の設定は、手順ではなく質問として渡す

応募者に届くメールは、自社が選んだ送信元のアドレスとドメインから送られます。ATSやAIの送信機能を使っている場合、自社のドメインとは別の送信用のサービスを経由していることがあります。送信元の設定を変えるのは、情報システム担当やベンダーの作業です。採用担当者が自分で設定を触らず、次の質問を渡して、回答を記録に残します。

Googleのヘルプには、個人用のGmailアカウントにメールを送る送信者のガイドラインがあります。2024年2月1日以降、個人用のGmailアカウントに送るすべての送信者に、送信元ドメインへのメール認証（SPFまたはDKIM）の設定などを求める内容です。サードパーティの送信者が、ドメインのSPFレコードに含まれていない場合、その送信者から送ったメールは、迷惑メールに分類される可能性が高くなる、とも書かれています。メール認証をしていないメールは、迷惑メールに分類されたり、拒否されたりすることがある、という説明もあります。送信にサービスプロバイダを使っていて配信に問題が出たときは、そのプロバイダが要件を守っているかを確かめるよう、同じヘルプは案内しています。このページは、要件を、送信する数や、マーケティング目的かどうかなどで区分しています。応募者への受付確認や面接の案内が、どの区分に当たるのかは、ページからは判断できません。ほかのメールサービスの要件は、この記事では確認していません。要件に当たるかどうかの判断は、情報システム担当、ベンダー、必要に応じて専門家に確認してください。

情報システム担当やベンダーに渡す質問は、次のとおりです。

1. 応募者向けのメールの送信元のアドレスとドメインは何か。自社のドメインか、サービス側のドメインか。
2. その送信元のドメインに、メール認証（SPF、DKIM、DMARC）が設定されているか。使っている送信サービスは、その設定の対象に含まれているか。
3. 送信の記録を、誰が、どの画面または依頼で、どこまでさかのぼって見られるか。
4. 受信側に拒否されたとき、記録に何が残り、誰に知らせが届くか。
5. 不達の知らせの届き先は、今の担当者が見ている受信箱になっているか。
6. 応募者が自動返信に返信した場合、その返信はどこに届き、誰が見ているか。

返信用のアドレスの質問は、届かない原因とは別の話ですが、送信元の設定を確かめるついでに聞いておくと、応募者からの返事の取りこぼしを防げます。

五つ目：受信側は、最後に、応募者の手を借りて確かめる

自社の中で原因が見つかるなら、先に直します。応募者に設定の確認を頼むのは、応募者の手間を使うことになるからです。それでも、自社の側に問題が見つからない場合は、受信側を確かめます。一般の解説や求職者向けのヘルプは、確認する項目として、迷惑メールのフォルダやゴミ箱、送信元のアドレスやドメインの受信拒否、携帯会社の迷惑メール対策の設定、受信箱の容量を挙げています。

携帯会社のアドレスでは、パソコンなどからのメールを受信しない設定になっていると、届かない場合がある、と携帯会社のページは説明しています。求職者向けのヘルプには、本文にリンクを含むメールを受信しない設定を、確認する項目に挙げたものもあります。応募者に受信設定を頼むときは、自社が実際に使っている送信元のアドレスとドメインを、正確に伝えます。ドコモのページは、受信するメールアドレスの登録では、登録したアドレスやドメインと後方が一致するものからのメールをすべて受信すると説明し、それらのアドレスから送ったようにみえる迷惑メールも受信する可能性がある、と注意しています。同じ受信リストの転送元・メーリングリストアドレスの登録は別の登録で、完全に一致するアドレスについて、登録したアドレスが宛先のToまたはCCに含まれる場合だけ受信するものです。ページには、送信元のアドレスを指定するものではない、と書かれています。送信元が実際に何なのかは、届いたメールや、自社で試しに送ったメールで確かめます。

応募者に頼めるのは、確認と、本人が納得した範囲の設定変更です。設定を変えてもらえない場合や、変えても届かない場合は、別のアドレスや別の経路に切り替えます。迷惑メールとして扱われていたと分かったときは、ほかの応募者にも同じことが起きていないか、四つ目へ戻って確かめます。

別の経路に切り替えるのは、応募者の次の動きに期限があるとき

切り替えの基準は、応募者の次の動きに期限があるかどうかです。面接の日が近い、書類の提出に期限がある、辞退の意思を確かめる必要がある、といった場合は、五つの段の確認が終わるのを待たず、並行して別の経路で最小限を伝えます。急がない案内であれば、切り分けが済んでから再送します。

別の経路に使うのは、応募者が連絡先として提供した範囲（応募の際に書かれた電話番号など）にとどめます。伝えるのは、「メールを送っているので確認してほしい」「届くアドレスを教えてほしい」という最小限です。選考の内容や個人情報に踏み込む連絡は、届いたかどうか分からない手段では送りません。別の経路に切り替えるかどうかと、その文面は、人が決めます。切り替えて伝えたことは、記録に残します。

切り分けの結果は、止まった段で残す

一件ごとに、次のことを残します。申告を受けた日時、受け取っていないと言われた返信の種類、止まっていた段（一から五、または特定できず）、見た記録、依頼した相手と内容、再送の有無と結果、応募者に伝えた内容。応募者のメールの中身や、受信箱の画面は残しません。

段ごとにまとめると、直す場所が見えます。一つ目が多ければ対象の設定、二つ目が多ければ承認の運用、三つ目が多ければ宛先の登録や入力、四つ目が多ければ送信元の設定、五つ目が多ければ応募者への案内です。件数の目標や、許容する水準は、この記事では示しません。応募の量や担当の人数によって変わるため、始めてから見直して決めます。

運用を始める前や、設定を変えたあとには、自社で管理している試験用の応募で、受付の返信が届くかを確かめます。携帯会社のアドレスやフリーメールなど、種類の違う受け取り先で試すと、五つ目の傾向が先に見えます。社員の個人のアドレスを使う場合は、本人の了承を得てから使います。

採用AXの公開ページとの関係

WITHPROJECTSの採用AXの公開ページには、採用業務の流れの整理として、応募対応の行があります。よくある質問への一次返信、受付の確認、ステータスの更新をAI・ルールに任せやすいこととし、個別の事情への対応と、例外的な問い合わせを人が決めることとして整理しています。同ページは、設計の進め方に「AIの出力を誰が確認するか（責任分界）と、例外が出たときの動きを決める」を挙げています。このページの本文に、メールの送信基盤や、送信元ドメインの設定を提供する旨の記載は見当たりません。この記事の四つ目は、情報システム担当やベンダーの領域として書いています。当社は依頼先になり得る立場でもあるため、この節では、自社の公開ページに書いてあること以外は述べません。

採用業務をAI・ルール・人にどう分けるかは採用AXとはにまとめています。

確認に使った資料

• Google「メール送信者のガイドライン」（Gmailヘルプ。個人用Gmailアカウント宛ての送信者の要件。2026年10月16日に確認）
• NTTドコモ「受信リスト／拒否リスト設定（spモード）」（2026年10月16日に確認）
• マイナビ転職、Indeedの求職者向けヘルプ（メールが届かない場合の案内。2026年10月16日に確認）
• マネーフォワード クラウド「メールが届かない原因は？未受信時に確認すべき項目や対策方法を解説」（2026年10月16日に確認）
• HITO-Link CRM「バウンスメールを確認する」（メール送信失敗履歴の説明。2026年10月16日に確認）

採用の候補者や応募者を扱うシステムのマニュアルには、送信に失敗した履歴の一覧（件名、宛先、日時、エラーの区分と原因）を見られると説明するものがあります。ただし、製品ごとに画面と記録の仕様は異なります。この記事が確認したのは上の一件の説明の範囲で、特定のATSやメール配信サービスの画面と、送信の記録の仕様は確認していません。DNSの設定値や、個別の送信元の適否は、情報システム担当、ベンダー、必要に応じて専門家に確認してください。

返信が止まる段を、自社の流れで洗い出したいとき

応募者への返信が、作られ、承認され、送られ、受け取られるまでのどこで止まりうるかを、自社の採用の流れに当てはめて洗い出すと、確かめる順番と、頼む相手が決まります。

応募者への自動返信が止まる段と、確かめる人・順番を、自社の採用の流れに合わせて整理したい方は、個別相談の予約へお進みください。（個別相談会（30分）の予約ページへ移動します）