ドライバーに記録のやり方を変えてもらう前に：説明の順序・試行の置き方・紙に戻れる手段を決める

日報や点呼の記録のやり方を変えたい。けれど、それを毎日書くのは現場のドライバーで、「また面倒が増えるのでは」と受け取られないかが心配になることがあります。この記事は、運送会社の運行管理者や事務の責任者が、記録のやり方を変える前に決めておくことを整理したものです。何をどの順で説明するか、一部の便や営業所での試行をどう置くか、うまくいかないときにどこへ戻れるか、運行管理者・事務員・ドライバーの役割をどう分けるかを扱います。特定のアプリや機器の選び方、法令に合っているかの個別の判断は扱いません。

現場の戸惑いや不満の声は、誰かの性格の問題として見るより、運用の抜けを教えてくれる情報として扱うほうが、次の手を決めやすくなります。どのドライバーがどこで戸惑うかを、先入観で決めて対応しないでください。

まだ現状の整理の段階であれば、先に棚卸しの視点をまとめた運送会社の記録運用を見直す前に、まず自社の現状を棚卸しする5つの視点を参照してください。この記事は、その次の段階にあたります。

変えるのは「記録のやり方」であって、記録の義務ではない

変えようとしている記録には、条文で記録と保存が求められているものが含まれます。貨物自動車運送事業輸送安全規則の第7条第5項は、点呼を行って報告・確認・指示をしたとき、運転者等ごとに、点呼の日時と方法、報告・確認・指示の内容、点呼を行った者と受けた者の氏名などを記録し、一年間保存するよう定めています。第8条第1項は、運転者等の業務について、業務の開始と終了の地点・日時、休憩や睡眠の地点・日時などを運転者等ごとに記録させ、これも一年間保存するよう定めています。この2つの条文は、記録する事項と保存の期間を定めており、記録を紙にするか電子にするかを指定する文言は含んでいません。

国土交通省の通達「貨物自動車運送事業輸送安全規則の解釈及び運用について」の第7条第5項関係には、点呼を行った旨並びに報告及び指示の内容の記録・保存について、書面又は電磁的方法による記録・保存のいずれでも差し支えない旨の記載があります。日報にあたる業務の記録の扱いや、自社のやり方が規定に合っているかは、最新の通達を国土交通省の公開資料で確認のうえ、運輸支局や専門家に確認してください。

なお、点呼そのものを行う方法は、条文が別に定めています。乗務前・乗務後の点呼は、対面により、又は対面による点呼と同等の効果を有するものとして国土交通大臣が定める方法で行うものとされています（第7条第1項・第2項）。運行上やむを得ない場合の扱いや中間点呼（第3項）など、細部は条文が別に定めています。この記事は、記録の作り方を変える場面に絞り、点呼を行う方法の変更は扱いません。

説明の順序：「変わらないこと」から話す

変更の説明は、会社側の事情や新しい端末の使い方から始まりがちです。ドライバーが最初に知りたいのは、自分の毎日の何が変わり、何が変わらないのかです。次の順序で、運行管理者が自分の言葉で話せる形にしておきます。

順	伝えること	話す前に決めておくこと	避けたい言い方
1	変わらないこと（記録が必要な事項は同じ、運行のルールは今回の変更に含まない）	今回の変更の対象から外すものの一覧	「全部変わります」
2	変わること（誰が、いつ、どこで、何を使って入力するか。項目の増減）	現行の様式と新しいやり方を並べた対照表1枚	「慣れれば簡単です」だけで済ませる
3	手間が増える点と、減る点	試行で確かめる項目（後述）。増える点を先に言う	効果を約束する言い方
4	記録を誰が見て、何に使い、何に使わないか。保存する場所	会社として決めた範囲。決まっていないことは「未定。試行のあとに決める」と、決める時期と決める人を添えて伝える	使い途を曖昧にしたまま始める
5	試す範囲と期間、困ったときの連絡先、紙に戻れる条件	次の2つの節で決める内容	「うまくいかなければ考えます」

順序の1と4は、話す前に決めておくことが大切です。特に4は、決めないまま始めると、あとから「見張られるための記録なのでは」という受け止めを生みやすくなります。

説明の前に、数名のドライバーに、今の書き方で困っていることを聞いておくと、変更案が現場の実態からずれていないかを確かめられます。説明の場でも、「聞いたうえで作った案」として話せます。

試行の置き方：範囲・見る項目・終わりの時点を先に決める

全社で一斉に変えず、一部の営業所、一部の便、一部の車両から試す進め方があります。試行は「駄目なら戻す」ためだけでなく、説明では拾えなかった抜けを、現場の使い方から見つける場でもあります。

判断条件の例です。

試行に向いている対象：

• 運行管理者が、現場の声をその日のうちに聞ける営業所や便
• 定型の運行が多く、通常の流れでの動きを見やすい
• 対象のドライバーが、今の書き方の困りごとを自分の言葉で話せる
• 試行中も、紙の様式を手元に残せる

先に延ばしたほうがよい対象：

• 繁忙期の最中で、問い合わせに答える余裕が運行管理者にない
• 直行直帰や夜間など、例外の運行が大半で、通常の流れを一巡できない
• 運行管理者が不在になる日が多く、困ったときの連絡先が決まらない
• 対象になったドライバーが、納得して参加できる形になっていない

試行を始める前に、次の5項目を決めて、対象者に見える形で伝えます。

項目	決めること	書き方の例（架空）
対象	営業所、便、車両、ドライバー	○○営業所の△△方面の便
期間	通常の日、忙しい日、早朝・夜間、直行直帰など、自社でよくある運行が一巡する長さ。日数は自社の運行に合わせて決める	一巡するまで。開始日と終了日を掲示する
見る項目	未入力や後追い入力の有無（入力した日時で見分けられるか）、入力で迷った場面、ドライバーの声、運行管理者と事務員の確認の手間	週ごとに一覧にして、全員が見られる場所に置く
声の集め方	誰が、いつ、どの方法で聞くか。名前を出さずに伝えられる方法も用意する	帰庫後に運行管理者が聞く。意見を入れる箱を置く
終わりの時点と判断者	試行を終える日。拡大・延長・見直し・元に戻す、のどれにするかを誰が決めるか	営業所長と運行管理者が、終了日に決める

終わりの時点と判断者を決めずに始めた試行は、ドライバーから見ると、試すと言われたのに戻れないまま本番になったように映りやすくなります。試行の結果は、集めた声と見る項目をそのまま共有し、決めた理由も伝えてください。

戻れる手段を、始める前に決める

この記事で最も大事にしたいのは、戻れる手段を先に決めておくことです。戻る手段が決まっていないと、現場は黙って手元のメモに戻り、紙と電子の両方に記録が残って、あとで食い違うことがあります。戻れると最初に示すことは、「試してよい」という安心にもなります。

場面	戻す手段	判断する人	戻したあとの記録の扱い
端末や通信が使えない	紙の様式で記録し、帰庫後に入力する	ドライバー本人（その場で運行管理者に連絡）	入力した日時と入力した人を残す。紙は入力済みの印を付けて保管する
入力に手間取り、出庫や運行に支障が出る	その日は紙で記録する	運行管理者	手間取った場面と理由を、試行の見る項目に加える
一部の項目だけが使いづらい	その項目だけ紙に戻して併用する	運行管理者と試行の判断者	併用する項目と、併用を終える条件を決める
試行の終わりに「元のやり方に戻す」と決めた	試行前の様式と手順に戻す	試行の判断者	試行中の記録が紙と電子のどちらにあるかを一覧にする

戻れる手段を設計するときに決めておくことは、次の5つです。

1. 戻る条件：ドライバー本人が戻してよい場面（通信不良など）と、運行管理者の了承が要る場面を分けておきます。
2. 戻る手段：紙の様式は試行中も営業所に置き、置き場所を伝えます。
3. 戻したときの記録：紙で残した記録を、電子の記録と並べて、保存の期間のあいだ探せる場所と形にしておきます。保存の期間は、点呼の記録（第7条第5項）と業務の記録（第8条第1項）については、前の節で見た条文ではいずれも一年間です。ほかの記録の保存期間は別に定められているため、対象の記録ごとに確認してください。
4. 併用の終わり：併用が長引くと二重の入力になり、現場の負担が増えます。併用してよい期間と、終わりの条件を決めておきます。
5. 戻った理由：戻った回数を責める指標にしません。理由を集めて、やり方の見直しに使います。

役割分担：運行管理者・事務員・ドライバー・責任者

条文は、運行管理者の業務として、点呼を行いその記録を保存すること、運転者等に業務の記録をさせてその記録を保存することなどを挙げています（第20条第1項第8号・第9号）。そのうえで、日々の取りまとめや問い合わせの一次受けをどこまで事務員に分けるかは、会社の体制によって変わります。ここでは分け方の一例を示します。

役割	試行の前	試行の最中	試行のあと
ドライバー	今の書き方の困りごとを話す	入力し、迷った場面や紙に戻した場面を伝える	見直し案に意見を出す
運行管理者	変えないことと、記録の使い途の案を責任者と決めて説明する	現場の声を聞く窓口になり、戻す判断をする	拡大・延長の判断に必要な材料をまとめる
事務員	今の転記と取りまとめの作業を洗い出す	問い合わせの一次受けと、紙に戻った分の取りまとめ、入力日時と入力者の記録	作業がどう変わったかを整理する
責任者（営業所長・経営）	記録を見る人と使い途を決める。試行の判断者を決める	運行管理者に任せきりにせず、定期に報告を受ける	拡大・延長・見直し・元に戻す、を決める

問い合わせが運行管理者一人に集中すると、肝心の確認や現場の声を聞く時間が取れなくなります。一次受けと判断を分けておくと、試行の最中に運行管理者の手が止まりにくくなります。どこまでを誰に分けてよいかの個別の判断は、運輸支局や専門家に確認してください。

うまくいかないパターン

• 説明が「会社が楽になる話」だけで、ドライバーの毎日がどう変わるかに触れていない
• 記録を誰が見て何に使うかを決めないまま始め、あとから「見張られている」と受け取られる
• 試行の終わりと判断者が決まっておらず、試行がそのまま本番になる
• 戻れる手段がなく、現場が黙って手元のメモに戻り、紙と電子の記録が食い違う
• 戻った人や意見を言った人を、運用の改善材料ではなく「反対した人」として扱ってしまう
• 問い合わせが運行管理者に集中し、確認と現場の声を聞く時間が取れなくなる
• 併用の終わりを決めず、二重の入力が続いて現場の負担が増える

当社の運送向けの支援について

当社は運送会社向けに、点呼・日報・日常点検・勤怠などの必要記録の未入力を毎日検知し、日報や勤怠との整合をチェックして、誰がいつまでに何を直すかをタスクとして出す運用を設計しています。公開ページでは、運用を始める前の初期設計の工程として、必要記録・運用ルール・保存設計・是正フローを定義することを案内しています。法令判断や行政対応の最終判断はお客様ご自身に行っていただき、必要に応じて専門家と連携する前提です。

サービスの全体像は運送の監査対応をAIで仕組み化｜点呼・日報・運行管理で、運行管理者の業務全体は運行管理者の役割と毎日やることで説明しています。試行のあとに記録同士の食い違いが見つかったときの見方は、運行記録計・点呼記録・日報・勤怠が合わないときをご覧ください。

次の一歩

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