運送会社の記録運用を見直す前に、まず自社の現状を棚卸しする5つの視点

点呼や日報の仕組みを見直したいと思っても、「今の記録がどこにどう残っているか」を答えられないまま相談を始めてしまうと、提案の前提がそろいません。外部に相談する前に、自社の現状を紙一枚に書き出しておくと、話が早くなります。この記事は、運送会社の経営者や運行管理の責任者が、記録運用の見直しを相談する前に行う棚卸しの視点をまとめたものです。

誰に頼むかを決めたい方は、先に運送の監査対応、委託先の選び方をご覧ください。

視点1：どの記録が、どんな形で残っているか

点呼記録、運転日報、勤怠、整備や点検の記録、荷待ち・荷役の記録を、一つずつ書き出します。それぞれ紙・表計算ソフト・システムのどれで管理しているか、営業所ごとに違いがあるかも並べます。

貨物自動車運送事業輸送安全規則は、点呼の内容や運転者等の業務の記録を、運転者等ごとに記録し、一年間保存することを定めています。まずは、保存すべき記録が今どこにあるかを、自社の言葉で言える状態にします。個別の取扱いが規定に合っているかは、運輸支局や専門家に確認してください。

視点2：誰が、いつ記録するのか

記録の作り手と入力のタイミングを確認します。運転者本人が出発前に書くのか、運行管理者が帰社後にまとめて入力するのか。「忙しい日は後追いになる」という場面があるなら、そこが抜けや食い違いの起きやすい場面です。

どの記録を、どの時点で、誰が確定させているかを一覧にします。確認する人と入力する人が同じ場合は、その旨も書きます。

視点3：いつもと違う場面の扱い

直行直帰、早朝・深夜の出発、機器の不調、繁忙期の人手不足など、通常の流れから外れる場面を挙げます。そのとき記録をどうするか、誰に連絡するかが決まっているかを確認します。

通常の運用と例外の運用を混ぜて書かないのがコツです。例外が多い営業所ほど、相談時に「うちの実態」を正しく伝えやすくなります。

視点4：保存先と、提出するときの探しやすさ

記録の保存先（キャビネット、共有フォルダ、システム）と、監査や巡回指導の際にどのくらいの時間で取り出せるかを確かめます。紙とデータが混在している場合は、どちらが正本かも決めておきます。

保存期間を過ぎた記録の扱いや、バックアップの有無も併せて確認します。分からない項目は、空欄ではなく「要確認」と書いて残します。

視点5：整った状態を、どう言い表すか

「記録が整った」を、現場で確認できる言葉にします。たとえば、未入力の件数、後追い入力の件数、記録同士の食い違いの件数、監査資料を出すまでの時間などです。目標の数字は、現在の実測を取ってから決めます。いまの数字が分からなければ、「未計測」と書いて構いません。

相談前に書き出すメモ

見る点	書き出す内容
記録の一覧	点呼・日報・勤怠・整備・荷待ちが、どの形式で、どの営業所にあるか
入力の流れ	誰が、いつ、どの記録を確定させるか。後追いになる場面
例外	直行直帰・夜間・機器不調など、通常と違う運用とその対応
保存と提出	保存先、正本の別、監査時に取り出すまでの手間
めざす状態	何の数字が、どうなれば「整った」と言えるか（未計測は未計測と記載）

全部が埋まっていなくても構いません。埋まっていない項目が分かっているだけで、最初の相談で確認すべき点が絞れます。

棚卸しなしで進めたときに起きやすい失敗パターン

• 営業所ごとに記録の形式が違うのに、本社の運用だけを前提に提案を受けている
• 後追い入力の実態を伝えないまま、「入力を厳格にする」仕組みを導入してしまう
• 例外の場面を決めておらず、システムの導入後に現場が元の紙運用へ戻る
• 整った状態の基準がなく、導入したあとで効果を判断できない

当社の運送向けの支援について

当社は運送会社向けに、点呼・日報・日常点検・勤怠などの記録について、未入力や矛盾を毎日検知し、是正の依頼を出し、提出用のフォルダを整える運用を設計しています。法令の解釈や行政への対応についての最終的な判断は、お客様ご自身で行っていただく前提で、必要な場合は専門家とも連携します。

具体的な内容は運送の監査対応をAIで仕組み化する｜点呼・日報・運行管理に、監査で確認される書類は運送の監査で見られる書類まとめにまとめています。

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